Publié le 24 mars 2026
Dans le milieu professionnel, comme dans votre quotidien personnel, savoir rédiger un mail est primordial. Parce qu’Internet et le Web favorisent la communication quasi instantanée de ses utilisateurs par le biais d’échanges de mails, l’e-mail est aujourd’hui un moyen de communiquer aisément et rapidement. Toutefois, pour rédiger correctement un mail, il faut adapter le fond et la forme de son contenu en fonction du destinataire.
En entreprise, le nombre moyen de courriels reçus chaque jour est considérable. Statista estime à 376 milliards le nombre de courriels envoyés et reçus quotidiennement dans le monde en 2025, soit 47 mails envoyés et reçus par personne et par jour. L'essor de nouvelles normes de travail, à l’instar du télétravail ou du full remote, ne fait que renforcer l’importance du numérique dans le cadre professionnel, modifiant les interactions entre les collaborateurs et donnant naissance à de nouveaux usages.
Afin que votre message soit lu et compris, vous devez respecter les codes de l’e-mailing et respecter une bonne structure de mail. Avant de commencer la rédaction d’un e-mail, posez-vous ces trois questions : Quel est l’objectif de mon e-mail ? Qui sont les destinataires ? Comment dois-je m’adresser à mes interlocuteurs ? Vous pouvez ensuite vous consacrer à la forme et au contenu de votre courriel.
L’agence Pierrot vous donne toutes les clés pour respecter les règles de rédaction d’e-mail formel !
Avant de rédiger un mail, la première étape est de définir une adresse neutre et simple. Si vous envoyez un mail professionnel, votre adresse mail se doit de l’être également. C’est la toute première information que votre destinataire aura en sa possession. Une adresse mail neutre doit uniquement contenir votre nom et votre prénom suivi du nom du domaine, par exemple Gmail ou votre fournisseur d’accès internet. Les noms de domaines anciens, tels que “Hotmail” et “Aol”, sont déconseillés.
Si vous souhaitez vous créer une adresse mail professionnelle, Google met à disposition des professionnels sa solution Google Workplace au prix mensuel de 5,20 €.
Les formulations avec des surnoms ou des pseudonymes sont à éviter : elles ne paraissent ni sérieuses ni professionnelles ! Préférez une adresse mail contenant vos vrais noms et prénoms : “prénom.nom@exemple.fr”. Vous pouvez également créer un nom de domaine particulier et y insérer le nom de votre société, comme sur l'image ci-dessus. Vous pouvez également y ajouter un lien vers votre profil LinkedIn pour associer votre nom à un profil ! Votre adresse mail professionnelle sera alors directement reconnaissable.
En recevant votre e-mail le destinataire doit immédiatement être en confiance : le nom que vous attribuez à votre adresse mail est le reflet de votre professionnalisme !
Que vous rédigiez vos vœux de réussite d’entreprise ou que vous répondiez à un client, l’objet de votre mail doit être formulé d’une manière claire et concise. Ne prenez pas à la légère cette étape car elle détermine le taux d’ouverture de vos courriels.
Faites attention à certaines formulations d’objet qui vous enverront tout droit dans le dossier spam, notamment si vous rédigez un mail de prospection commerciale ! Les campagnes d’e-mailing et les démarchages commerciaux par le biais de mails occupent une large place dans nos boîtes de réception. Les objets, tels que “promotion”, “remboursement” ou encore toutes les formulations incluant une mention bancaire, sont à proscrire !
Privilégiez des objets de mails pertinents et personnalisés qui attisent la curiosité. Par exemple, l’objet “Devis prestation de rédaction – Agence Pierrot” est concis et pertinent : le destinataire connaît directement l’expéditeur et le contenu du mail !
À l'instar de la rédaction d’une lettre, l’insertion de formules de politesse dans un mail est obligatoire.
Pour commencer et pour saluer votre interlocuteur de la meilleure façon possible, vous avez plusieurs possibilités :
Commencer un courriel par un simple “Bonjour” est déconseillé. Votre e-mail sera alors considéré comme impersonnel et peu courtois. Il convient également d’ajouter une virgule après la formule de salutation, par exemple : “Monsieur Dupont,” ou encore “Madame, Monsieur,”.
Veillez par ailleurs à bien vérifier l’orthographe du nom et du prénom de votre destinataire, faute de quoi votre professionnalisme serait remis en doute !
La formule de politesse est un passage inévitable dans l’écriture d’un e-mail, le choix se fait en fonction du niveau de familiarité que vous entretenez avec le destinataire :
Pensez à bien adapter la formule en fonction de votre interlocuteur ! Cette attention est un signe de respect et signale à votre interlocuteur que vous avez pris le temps d’écrire un e-mail structuré, formel mais personnalisé.
Votre message se doit d’être clair et concis. Dans un e-mail formel, il faut aller à l’essentiel.
Après avoir rédigé une formule d’appel respectueuse, commencez votre e-mail en rappelant son objet. Par exemple, avec l’objet de mail “Devis de prestation rédaction – Agence Pierrot”, le début de votre courriel pourrait se présenter ainsi : “Je vous contacte, comme convenu, pour vous transmettre le devis de prestation de rédaction effectué par notre agence”.
Puis, présentez-vous de manière professionnelle : un climat de confiance s’installera alors avec le destinataire. Celui-ci doit comprendre l’objectif de votre courriel dès le départ. Pour ce faire, placez l’information principale au début afin d’attirer l’attention de votre interlocuteur et l'inviter à lire votre e-mail dans son intégralité. Il n’y a rien de plus agaçant que de recevoir un mail dont on ne comprend pas immédiatement le sens.
Pour améliorer l’exactitude et la clarté de vos écrits, il est souvent utile d’utiliser un outil de vérification orthographique. Ce genre d’outil peut vous aider à éviter les erreurs courantes et à présenter un texte impeccable. À l’agence Pierrot, nous utilisons un petit outil indispensable pour corriger nos textes : MerciApp.
Si votre courriel dispose d'une pièce jointe, nous vous recommandons de l'ajouter avant de rédiger un mail. Cela vous évitera de l'oublier par inadvertance et d'envoyer un second e-mail pour rattraper cette erreur, vous positionnant dans une situation embarrassante.
Une structure précise doit être respectée dans un mail :
Si vous souhaitez mettre l’accent sur certains points, vous pouvez mettre les données importantes en gras, en italique ou les souligner. En effet, ces éléments donnent du relief à votre e-mail et attirent immédiatement l’œil du lecteur. Toutefois, n’écrivez pas en majuscule et évitez les points d’exclamation, qui peuvent sembler agressifs.
Évidemment, votre orthographe doit être irréprochable et la ponctuation de votre texte, utilisée à bon escient. La relecture est primordiale pour améliorer votre orthographe et en finir avec les fautes de français et les erreurs de grammaire !
Vous pouvez également ajouter des destinataires lors de l’envoi d’un courriel. Le champ CC permet d'inclure d’autres destinataires en copie : ils recevront également votre courriel au même titre que le principal destinataire. Ils ne sont pas invités à y répondre, mais ils restent au courant des échanges, garantissant une certaine transparence.
Si vous ne souhaitez pas que le destinataire principal soit informé de l'envoi de cette copie, vous pouvez inclure vos autres destinataires dans le champ CCI. Celui-ci signifie “copie cachée” et se révèle utile pour préserver l’anonymat ou s'assurer que nos destinataires n'entrent pas en contact les uns avec les autres. Toutefois, cette pratique doit rester exceptionnelle et éthique, au risque de nuire à la confiance.
Avant la formule de politesse, il convient d’écrire à la fin de votre texte une phrase pour clôturer votre message.
Si vous souhaitez recevoir une réponse à la suite de l’envoi de votre e-mail, soyez clair et utilisez l’expression “dans l’attente de votre retour”.
Il est également important de montrer à votre destinataire que vous êtes disponible pour répondre à leurs éventuelles questions et interrogations.
Néanmoins, évitez les formulations négatives telles que “n’hésitez pas à…”. Dans l’inconscient du lecteur, les formulations négatives sont plus difficiles à comprendre que les formulations positives. Selon plusieurs études scientifiques, l’utilisation de la formule “n’hésitez pas à” n’incite pas à passer à l’action. Au contraire, le cerveau humain ôte inconsciemment la négation : pensez donc à tourner vos phrases de manière positive !
À la fin d’un e-mail professionnel et formel, il est nécessaire d’inclure une signature.
Vous pouvez créer numériquement et gratuitement une signature électronique sur Internet. Cette fonctionnalité accroît votre crédibilité.
Mettez dans cette signature électronique :
Si vous ne possédez pas de signature électronique, pas de panique ! Vous pouvez également signer votre e-mail avec votre nom et prénom. Cependant, une signature électronique professionnelle aura plus d’impact sur vos destinataires.
Évidemment, si vous vous adressez à des proches, certaines étapes ne sont pas nécessaires et vous pouvez utiliser un style moins formel. Néanmoins, dans la sphère professionnelle, il est fondamental de respecter ces règles.
Vous avez maintenant les clés en main pour rédiger un bon e-mail. Désormais, il ne tient qu’à vous d’être créatif afin que votre courriel marque les esprits !
Avec l’essor des outils numériques, l’intelligence artificielle (IA) s’impose comme un levier stratégique pour rédiger un mail ou automatiser l'envoi des courriers électroniques. À partir de quelques indications (objet, destinataire, contexte), elle adapter le ton du courriel et propose des formules de politesses adaptées. Grâce à ces fonctionnalités, il devient plus simple de formuler par écrit des mails professionnels clairs, structurés et respectueux, tout en veillant à utiliser la bonne formule et une formule de courtoisie cohérente avec la relation.
Parmi les avantages, on note un gain de temps considérable, une harmonisation des politesses, une meilleure cohérence rédactionnelle et une personnalisation à grande échelle des courriers. L’IA facilite également la correction linguistique et aide à choisir la bonne formule selon le niveau hiérarchique.
Cependant, l’automatisation présente des limites entre manque d’authenticité, uniformisation du style et risque d’erreurs contextuelles. Une formule mal adaptée peut altérer l’impact du message. La relecture humaine reste donc indispensable pour ajuster le ton, affiner la bonne formule et exprimer clairement son espoir de recevoir une réponse.
L’IA demeure un outil d’assistance performant, mais ne remplace ni le discernement ni la responsabilité professionnelle.
Voici un exemple de mail de relance professionnelle :
Bonjour [Nom du contact],
Nous nous sommes entrevus au mois de [...]. Vous m'aviez proposé de revenir vers vous dans un délai de [...] mois. Avez-vous eu l'occasion de mûrir votre réflexion à propos de [sujet abordé] ?
Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes les questions relatives à ma proposition. Seriez-vous disponible pour un rapide entretien prochainement ?
Je vous remercie de votre attention, réjouie de poursuivre notre collaboration.
Cordialement,
[Votre signature de mail], par exemple :
Voici un modèle mail de prospection commerciale :
Bonjour [Nom du destinataire],
J'espère que ce message vous trouve bien. Je suis [Votre Nom], représentant de [Votre Société], une entreprise spécialisée dans [Description succincte de vos produits/services].
En parcourant votre entreprise, j'ai constaté que vous pourriez tirer avantage de notre expertise en [domaine pertinent]. Notre [Produit/Service] a déjà prouvé son efficacité en aidant des entreprises comme la vôtre à [insérer un résultat clé, par exemple, augmenter la productivité, réduire les coûts, accroître la satisfaction client].
Voici quelques points forts de notre solution :
Je serais ravi de discuter de vive voix de la manière dont [Votre Produit/Service] peut répondre spécifiquement à vos besoins et contribuer à la croissance de votre entreprise.
Pouvons-nous organiser un bref appel téléphonique pour discuter de vos objectifs et de la manière dont notre solution peut les soutenir ? Je suis flexible et disponible aux horaires suivants [proposez quelques créneaux horaires].
Si cela vous convient, pourriez-vous me confirmer votre disponibilité ou me proposer des plages horaires alternatives?
Je vous remercie par avance pour votre temps et votre considération. J'espère avoir l'opportunité de discuter de vive voix et de vous présenter plus en détail la valeur ajoutée que [Votre Produit/Service] peut apporter à votre entreprise.
Cordialement,
[Votre signature de mail]
Voici un exemple de mail de mise en relation :
Bonjour, [Nom du destinataire],
J'espère que ce message vous trouve bien. Je m'appelle [Votre Nom] et je suis [Votre Poste/Titre] chez [Votre Société]. J'ai récemment eu le plaisir de travailler avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] de [Nom de son entreprise] et j'ai été impressionné par [sa/son] expertise dans [domaine spécifique].
Je suis convaincu(e) que votre entreprise, [Nom de la société du destinataire], pourrait bénéficier grandement d'une collaboration avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation]. [Il/Elle] a une expérience approfondie dans [domaine de compétence] et a démontré une capacité exceptionnelle à [réalisation spécifique ou compétence pertinente].
J'aimerais vous mettre en contact direct avec [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] afin que vous puissiez discuter plus en détail de la manière dont [leur collaboration/thème spécifique] pourrait être mutuellement bénéfique. Je suis convaincu(e) que cette connexion pourrait ouvrir des opportunités passionnantes pour les deux parties.
Je vous laisse coordonner les détails logistiques pour une conversation. [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation] peut être contacté(e) à [son adresse e-mail] et [son numéro de téléphone].
Je suis impatient(e) de voir émerger de fructueuses synergies entre [Votre Société], [Nom de l'entreprise du destinataire] et [Nom de la personne à qui vous faites la mise en relation].
N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus d'informations.
Bien à vous,
[Votre signature de mail]
Avant d’envoyer un mail professionnel, assurez-vous de :
Afin de rédiger correctement un email formel, soignez dans un premier temps votre objet : il détermine le taux d’ouverture de vos courriels ! Puis, saluez votre interlocuteur, présentez-vous et annoncez l’objectif de votre courriel. Pensez à structurer votre courriel et à utiliser des paragraphes courts et distincts. Avant d’envoyer votre email, n’oubliez pas d’ajouter la pièce jointe, de le signer et pensez à bien vous relire pour être certain d’éradiquer toutes les fautes de français, d’orthographe ou de grammaire.
Pour rédiger un mail professionnel, il convient de saluer votre interlocuteur en utilisant “Madame”, “Monsieur” suivi de son prénom et de son nom. Sauf si vous vous adressez à des collèges proches, auquel cas vous pouvez être moins formel, bannissez de votre vocabulaire les expressions familières telles que “hello” ou “salut”. Pensez également à bien orthographier le nom et le prénom de votre interlocuteur, au risque de le froisser.
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